5 metode pentru evidența veniturilor și cheltuielilor

Evidența banilor este esențială, după cum aminteam în Bazele finanțelor personale.

 Pentru a controla activ fluxul de monetar în primul rând trebuie să poți avea în fata ochilor, la orice moment, situația exacta a intrărilor (banii pe care ii câștigi sau, în cazul finanțelor familiei, sursele de venit ale acesteia) și a ieșirilor (cel mai adesea prin cheltuieli sau, foarte important, banii economisiți – vezi articolul despre managementul cheltuielilor – și cei investiți).

 

De-a lungul timpului am testat mai multe variante de evidenta, de la cele ținute pe hârtie la cele exclusiv digitale sau combinații ale celor două. Iată descrierea lor:

1. Evidenta pe hârtie

Este cea mai simplă și mai ieftina dintre toate variantele. Și aici exista două sub-variante.

 

A. Ține toate bonurile, chitanțele și facturile și un caiet cu centralizările cheltuielilor. Exista mai multe variante de stocare: în dosare plic sau cu șină, în plicuri A5 sau A4, în cutii, în folii transparente. Acestea se pot organiza pe luni și apoi pe ani.

Avantajul metodei este dat de exactitatea sa. În orice moment poți ști unde ai cumpărat un anumit obiect și în ce moment al zilei. De asemenea poți accesa bonuri și facturi în cazul în care ai nevoie de ele pentru probleme de garanție. Dezavantajul este că aceste hârtii ocupă spațiu.

 

B. Notează cheltuielile și ține evidența centralizată (subtotaluri și totaluri pe categorii) într-un caiet. Este o metodă mai compactă (elimini existența bonurilor, facturilor și chitanțelor) dar necesită timp pentru transcriere.

Metodele „pe hârtie” pot fi atractive pentru faptul că sunt ieftine și nu necesită tehnică sofisticată. De aceea ele sunt populare în rândul persoanelor peste 40 de ani, dar nici asta nu e o regulă.

 

2. Metodele 100% digitale

Și aici sunt sub-variante.

 

A. PDA sau telefon mobil. Odată cu miniaturizarea extremă a tehnicii de calcul a apărut posibilitatea de a digitiza pe loc informația. La început PDA-urile au făcut furori dar în momentul de față smartphone-urile au egalat și chiar depășit capabilitățile PDA-urilor.

 

Ele pot găzdui cu ușurință fișiere excel cu evidența cheltuielilor  pe care la nevoie le pot transfera pe desktop pentru prelucrarea ulterioară sau pentru stocare. Mai ales aparatele ce prezintă tastatura încorporată sunt ușor de folosit la introducerea datelor.

Acum câțiva ani, când aveam un PDA, îmi țineam pe el evidența cheltuielilor. Mi se părea trendy (de fapt mă dădeam mare): plăteam la casă după care deschideam PDA-ul și notam cheltuiala. Asta a ținut până când mi-a trecut infatuarea și mi-am dat seama ca nu are rost să fac paradă: era mult prea greu sa folosești PDA-ul de fiecare data când cumperi ceva.

Sigur, pentru unii acest lucru nu prezintă un impediment. Prefera s-o facă „din mers” iar acasă să se ocupe de altceva.

 

B. Scanarea bonurilor, facturilor și chitanțelor. Pentru fanii „hardcore” ai lumii digitale, scanarea este o soluție. Poți să memorezi întreaga informație, o poți printa la nevoie și toate acestea cu economie de spațiu. Sunt avantaje de necontestat dar volumul de muncă este mare.

 

C. Folosirea preponderentă a unei cărți de credit/debit. Dacă nu sunteți paranoici și nu vă este teama de Big Brother, puteți opta pentru evidența cheltuielilor pe cartea de credit. Este facilă: nu trebuie să scrii nimic, ai factura detaliată a cardului care îți spune cu exactitate unde, când și ce ai cumpărat.

Aceasta metodă este foarte populară în lumea occidentală dar are un mare dezavantaj în România: îți restricționează locurile unde poți cumpăra. Iar de multe ori, cele mai bune afaceri le faci la piață. În plus sunt multi comercianți care refuza din diferite motive (s-a stricat aparatura, tocmai am rămas fără bandă pentru chitanță) folosirea aparaturii de citire a cardurilor.

 

3. Metode mixte

îmbină cele doua metode anterioare. Sunt o mulțime de variante:

cu sau fără menținerea tuturor bonurilor;
cu menținerea doar a bonurilor pentru produsele cu garanție, pe durata garanției;
cu sau fără evidență digitală detaliată a tuturor cheltuielilor.

Indiferent de tipul de evidență care vă satisface, vă recomand un lucru: obișnuiți-vă să solicitați și să țineți bonurile de casă și facturile (cu chitanțe) pe care le primiți. 

Le aduceți acasă și le puteți prelucra, fie zilnic, fie la un interval pe care îl considerați potrivit. Chiar și în cazul în care sunteți fan împătimit al cărții de credit, vor exista locuri unde nu puteți plăti cu aceasta, deci e necesar să păstrați bonuri.

 

Varianta de a digitiza pe loc este greoaie și de multe ori imposibilă. M-aș distra copios să vă văd scriind intrări în PDA sau pe telefonul mobil cu trei plase atârnând în mâna stângă și cu pepenele verde sub brațul drept! 🙂

 

Tu cum faci? 

 

Dacă nu îți ții evidența veniturilor și cheltuielilor, acest articol este un bun reper pentru a te informa și a începe. Îți spun din experiență: cel mai greu este sa începi.

 Acum, după ani și ani de ținere a evidențelor, nici nu pot să-mi dau seama cum am putut trăi fără să știu cu exactitate care este situația mea financiară.

Dacă nu controlezi banii, te vor controla ei pe tine!

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *